¿Qué son las herramientas de comunicación asincrónica?
Estas herramientas de comunicación son las que permiten la interacción entre personas de forma remota, sin embargo sin coincidir en tiempo real, siendo flexibles con respecto al tiempo en que se pueden usar, así como el tiempo de respuesta.
Ejemplos de herramientas de comunicación asincrónica:
- Las diferentes plataformas de correo electrónico: Gmail, Hotmail, AOL, Outlook, Yahoo, etc. Es común encontrar plataformas y software de correo electrónico internas en las empresas e instituciones privadas y públicas.
- Programas de documentos compartidos en vivo como Microsoft One Drive, Google Docs, Office 365, SharePoint, Dropbox Paper, etc. Estos permiten la visualización y edición de archivos por parte de varias personas de la organización en tiempo real, guardando los cambios automáticamente.
- Plataformas y apps de mensajería por notas de voz o video como Loom, Flipgrid e incluso WhatsApp.
- Foros de discusión y en general cualquier plataforma en la que una persona comparta una idea, imagen o video y que los espectadores tenga la posibilidad de dejar su feedback.
¿Cómo nos benefician?
- Al usar una herramienta de comunicación asincrónica para dar una respuesta o comunicar una idea (p. ej. enviar un email, responder un foro de discusión, etc.), esta se puede elaborar de una manera más reflexiva, profunda y precisa.
- Al poder hacer preguntas y recibir su respuesta de manera remota, se eliminan reuniones o sesiones de estudio innecesarias, lo que normalmente se traduce en más productividad laboral o académica.
- Los procesos que se llevan a cabo a través de estas herramientas son más fáciles de seguir y documentar ya que las interacciones e información compartidas quedan evidenciadas en cadenas de emails, documentos descargados, respuestas en blogs, entre otras.
- Permiten la participación de cualquier miembro de la comunidad laboral, educativa y de cualquier tipo sin importar donde se encuentren, con posibilidades de interacción relativamente rápidas (p. ej. alguien en Japón envía un email a alguien en Colombia, y este tarda algunos segundos en aparecer en la "bandeja de entrada" de este último).
- La comunicación se vuelve más flexible, siendo posible responder cuando la persona quiera, pueda o lo considere más conveniente.
Y sus desventajas son:
- Puede ser contraproducente si la persona no tiene una autodisciplina y un nivel de responsabilidad altos, ya que la libertad de repuesta se puede convertir en olvido.
- Toma de decisiones más lenta, ya que la interacción no es inmediata.
- Se puede prestar para malinterpretaciones al no tener el contexto que el tono de voz o las expresiones faciales le brindan a las interacciones humanas, haciendo que en algunos casos la comunicación se torne fría o ruda sin intención.
- Si la conversación es muy extensa o abraca varios temas, es posible que se pierda el hilo y se repitan comunicaciones o preguntas, lo que afecta directamente el flujo de la interacción.
- La falta de interacción personal puede hacer que la relación entre los miembros de la comunidad que participan en la comunicación se vuelva distante; así mismo, el sentido de pertenencia puede verse disminuido.
- Se requiere de un sistema organizado para compartir la información, ya que de lo contrario, ésta puede verse aislada o represada en ciertos puntos de la interacción, frenando el flujo de los proyectos (p. ej. se le envía una comunicación importante a alguien que está de vacaciones sin acceso a internet para que la responda a la brevedad posible para tomar una decisión).
